Haalo meer uit je werknemers door competentiemanagement

Wie mensen tewerk stelt, weet hoe cruciaal ze zijn voor het bedrijf. Maar slaagt u er in de capaciteiten en vaardigheden van uw (dure) medewerkers optimaal te benutten? Lukt het u altijd de juiste m/v op de juiste plaats te zetten, of anders gezegd: doet u aan competentiemanagement? Een duur woord, waarin het nieuwe UNIZO-handboek Competentiemanagement, inclusief aangepaste online software, u wegwijs maakt. Want ook de kleinste KMO’s kunnen er hun voordeel mee doen. Een kennismaking.

Wat is dat, competentiemanagement?
Competentiemanagement slaat een brug tussen de missie, visie en strategie van uw bedrijf enerzijds, en de competenties die nodig zijn in specifieke functies anderzijds. Door de technische, sociale en persoonlijke vaardigheden van uw medewerkers efficiënt in te zetten en verder te ontwikkelen, verhoogt u de kans om uw doelstellingen te realiseren. Door uw medewerkers genoeg groei- en ontwikkelingskansen te bieden, behoudt u gemakkelijker uw menselijk kapitaal. En laat u het meteen beter renderen. Want met de juiste competenties wordt u competitiever.Competentiemanagement legt daarmee eigenlijk de basis voor een systematisch HRM-beleid, gaande van het openstellen van vacatures, over selectie, onthaal tot en met het coachen en leidinggeven. Het is dan ook best te omschrijven als het geheel van activiteiten, gericht op het aantrekken, inzetten, evalueren en ontwikkelen van competenties van medewerkers.

Zorg dat functies en competenties overeenstemmen
De logica achter competentiemanagement is in feite heel eenvoudig. Aan de ene kant zijn er verschillende functies binnen de onderneming: elke functie moet worden omschreven en wordt samengesteld uit een aantal competenties: wat is nodig om deze functie goed uit te voeren? Aan de andere kant zijn er de medewerkers, die in een of andere functie actief zijn en die elk over een stel competenties beschikken. Deze stemmen al dan niet overeen met de competentievereisten van hun functie. Bovendien veranderen functies en medewerkers in de tijd en is dit dus een proces dat nooit af is.

Wat zijn die competenties?
Als u het heeft over ‘een competente medewerker’, bedoelt u wellicht dat iemand een bepaalde taak goed kan en die ook nog correct uitvoert. Het gaat dus over twee verschillende aspecten: een vaardigheid (bv. kunnen lassen) en een houding bij het benutten van die vaardigheid (bv. nauwkeurig lassen). Vandaar dan ook de algemene definitie van ‘competenties’: de kennis, vaardigheden en houding van iemand waarmee hij/zij in verschillende omstandigheden succesvol kan presteren. Zo moet een verkoper bijvoorbeeld niet alleen goed zijn in onderhandelingstechnieken, maar ook de producten van de onderneming kennen én evenzeer vertrouwen en geloofwaardigheid uit-stralen. We moeten dus een onderscheid maken tussen verschillende soorten competenties die verschillende aspecten dekken die te maken hebben met het functioneren van een persoon. In de competentiesoftware bij het HRM-handboek wordt op basis van inzicht in de KMO-realiteit de volgende indeling gebruikt: Algemene competenties: hebben te maken met kennis en vaardigheden in de ruime context van een onderneming, los van de functiespecifieke ‘technische’ aspecten. Bijvoorbeeld: kennis van de markt of kennis van de bedrijfsprocessen. Technische competenties hebben te maken met meer concrete kennis en vaardigheden.
Bijvoorbeeld: commerciële competenties of informaticakennis. Gedragscompetenties sluiten nauw aan bij het gedrag van een persoon. Voorbeelden: leiderschapscompetenties en communicatievaardigheden. Competenties slaan dus zowel op de vereisten voor een concrete functie als op de mogelijkheden van een werknemer. Om iemand zijn talenten goed te laten benutten, is een evenwicht nodig tussen kennis, kunde en gedrag.

Voordelen voor werkgever en werknemer
Voor u als werkgever:- Door competentiemanagement weet u wat een medewerker waard is en hoe u deze optimaal kan inzetten voor het versterken van uw onderneming en het realiseren van haar doelstellingen. - Het inzicht in de competenties helpt bij het succesvol selecteren en aanwerven van nieuwe personeelsleden, het beter beoordelen of ze ‘passen binnen uw onderneming’ en ‘het in zich hebben’.-Betere invulling van de knelpuntvacatures, want de werkelijke noden van de onderneming bij een bepaalde knelpuntvacature worden duidelijker. Voor de werknemer:- Wie weet of hij/zij over de juiste mix van kennis en vaardigheden beschikt, kan beter zijn eigen leven en loopbaan vormgeven en sturen. -De evaluatie van de prestaties van een werknemer gebeurt objectiever. Zo vermijdt u indrukken van willekeur of favoritisme.-De medewerker zal zich vooral beter geïnformeerd weten over wat van hem/haar verwacht wordt.

Eerst weten waarom u het doet
U kan enerzijds de benodigde competenties afleiden uit de strategische en operationele doelstellingen van uw onderneming, ook wel het ‘mission statement’ genoemd. Een voorbeeld: Mission statement: ’Ons doel is een niche te veroveren als dienstverlener op de Europese markt’.Strategisch doel: ‘Binnen een periode van 3 jaar belangrijke projecten realiseren in deze niche in Duitsland en Frankrijk.’ Concreet operationeel doel: ‘Een concurrentievoordeel halen door een snelle en correcte service aan klanten in een erg gespecialiseerd domein.’Noodzakelijke competenties: talenkennis Frans en Duits, klantvriendelijkheid, nauwkeurigheid, marktkennis expertise binnen het werkdomein, managen van export…Of wenst u competentiemanagement enkel te gebruiken om de bestaande functies beter in kaart te brengen en te beheren? Probeer dan eerst (via een organogram) een goed zicht te krijgen op alle verschillende functies in uw onderneming, en pas dan kunt u starten met het opstellen van functiebeschrijvingen en competentieprofielen, de basis van het competentiemanagement binnen uw onderneming. Een functieomschrijving heeft als doel de belangrijke aspecten van zowel de inhoud als de context van een functie binnen een onderneming vast te stellen en te beschrijven. Komen daarbij aan bod: benaming van de functie, algemene omschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en resultaatgebieden, positie binnen de onderneming, arbeidstijdregeling, verloning, arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden. Zo’n functiebeschrijving gebeurt uiteraard in samenspraak met zij die de functie nu uitoefenen, maar ook best met zij die ermee samenwerken. Als u een functie nauwkeurig omschreven heeft, kunt er het competentieprofiel aan koppelen, de verwachte competenties voor het adequaat uitoefenen van de functie. Toch is het best mogelijk dat u door het bos van mogelijke competenties de bomen niet ziet. In de competentiesoftware bij het nieuwe handboek van de HRM-Coach vindt u een volledige competentiebibliotheek terug, op maat van de KMO. U hoeft dus niet van nul te vertrekken. Uit de aangeboden KMO-competenties kunt u makkelijk een selectie maken en ze vervolgens aanpassen aan uw eigen behoeften en het specifieke gebruik ervan in uw onderneming.

Voer evaluatie- en functioneringsgesprekken
Een essentieel onderdeel van competentiemanagement is het opvolgen van medewerkers, aan de hand van evaluatie- of functioneringsgesprekken: extra momenten waarop u samen even stilstaat bij de prestaties en het functioneren van uw medewerker. Een evaluatiegesprek gaat over de beoordeling van een voorbije periode: werden de prestatie- of competentiedoelen, vastgelegd tussen medewerker en werkgever, ook bereikt?
Het functioneringsgesprek heeft eerder als doel een analyse te maken van de werksituatie dan een oordeel te vormen over de werknemer. Er wordt vooral gekeken naar de toekomst en naar verbeterpunten voor de betrokken partijen.

Bron: Unizo